mas_logo

«Η Bronze συνεργασία της χρονιάς.»

Bronze βραβείο για την Cubit, στην κατηγορία Α5.6 Continuous Business Improvement για την Βελτιστοποίηση και αύξηση αποτελεσματικότητας στα σημεία πώλησης (Reflexis).

Μασούτης

Η εταιρία Μασούτης στα 40 χρόνια λειτουργίας της, σε μια αγορά τόσο απαιτητική όσο και ενδιαφέρουσα, έχει επιλέξει τη στρατηγική της συνεχούς ανάπτυξης και βελτίωσης με στόχο τη σταθερή αύξηση της ανταγωνιστικότητάς της και τελικά την αναρρίχηση ανάμεσα στις 5 πρώτες εταιρίες του κλάδου.Για να το πετύχει αυτό η Μασούτης, βρίσκεται σε διαρκή αναζήτηση των «αδυναμιών» της και των σημείων που επιδέχονται περαιτέρω βελτίωση. Στη συνέχεια σχεδιάζει και υλοποιεί τις απαραίτητες τροποποιήσεις στις διαδικασίες και την δομή της. Σημαντικοί παράγοντες επιτυχίας σε αυτή τη διαδρομή είναι η σταθερή δέσμευση της διοίκησης στην στρατηγική της, η πιστή εφαρμογή κανονισμών, είτε νομικών είτε ηθικών και η προσήλωση της εταιρίας σε συγκεκριμένες αξίες όπως είναι η ικανοποίηση του πελάτη, η εμπιστοσύνη προς και από τον εργαζόμενο και τον προμηθευτή.

Η ανάγκη

Η περιοχή με τις περισσότερες προκλήσεις αλλά καιοφέλη είναι τα σημεία πώλησης της εταιρίας όπου εκεί υπάρχουν και τα περισσότερα σημεία επαφής με πελάτες, προμηθευτές και εργαζόμενους. Η Μασούτης αποφάσισε προ 2ετίας να αντικαταστήσει το λογισμικό μηχανοργάνωσης στα 265 καταστήματά της με νέο, το οποίο θα την βοηθούσε να κεντρικοποιήσει, σε πραγματικό χρόνο, όλη την πρωτογενή πληροφορία που παράγεται κάθε στιγμή σε αυτά και έτσι να δημιουργήσει ένα onlineσύστημα για όλα τα καταστήματά της. Μέχρι τότε ο συγχρονισμός της πρωτογενούς πληροφορίας συνέβαινε σε δεύτερο χρόνο, συνήθως μετά το κλείσιμο των καταστημάτων και αφορούσε συγκεκριμένα τμήματα της πληροφορίας και όχι το σύνολο της. Αυτή η ιδιαιτερότητα δημιουργούσε ένα αρκετά μεγάλο χρονικό κενό στην ενημέρωση της διοίκησης για ότι συνέβαινε στα καταστήματα της εταιρίας και δεν της έδινε τη δυνατότητα να αντιδράσει άμεσα σε ένα γεγονός που απαιτούσε για παράδειγμα την άμεση έναρξη μιας νέας προωθητικής ενέργειας. Επίσης λόγω του ότι δεν υπήρχε αναλυτική καταγραφή όλων των συμβάντων – κινήσεων, δεν υπήρχε η δυνατότητα βαθύτερης επεξεργασίας και ανάλυσης όλων αυτών των δεδομένων για τον συστημικό εντοπισμό χειριστικών λαθών, ατασθαλιών και γενικά πράξεων εκτός διαδικασιών.

Η λύση

Η εταιρία Μασούτης για την επίτευξη των παραπάνω, επέλεξε το ολοκληρωμένο μηχανογραφικό σύστημα για εντατική λιανική Reflexis, της εταιρίας Cubit. Η αξιολόγηση και η επιλογή έγινε μεταξύ όλων των ικανών λύσεων για περιβάλλον εντατικής λιανικής, εγχώριων και μη, και διήρκησε 4 μήνες. Με το νέο σύστημα της Cubit, το Reflexis, η εταιρία μας πρακτικά υλοποίησε ένα ενιαίο μηχανογραφικό σύστημα για όλα της τα καταστήματα, το οποίο διασυνδέει onlineτις 1.200 ταμειακές μηχανές P.O.S. των 265 καταστημάτων με κεντρικό διακομιστή Server. Στο ίδιο online σύστημα συμμετέχουν και οι 600 υπολογιστές που βρίσκονται στα καταστήματά μας.

Η φάση της εγκατάστασης του νέου μηχανογραφικού συστήματος στα 265 καταστήματα διήρκησε μόλις 5 μήνες, ενώ προηγήθηκε περίοδος 8 μηνών, δοκιμών και διορθώσεων, πιλοτικά σε 2 καταστήματα. Με τη μέθοδο αυτή, εξετάστηκαν διεξοδικά όλες οι επιμέρους λειτουργίες του νέου συστήματος αφενός για την ομαλή λειτουργία τους και αφετέρου για την εξυπηρέτηση των απαιτήσεων της εταιρίας. Τα 2 αυτά καταστήματα, φυσικά δεν διέκοψαν ούτε για λίγο την λειτουργία τους και έτσι η εγκατάσταση του συστήματος σε όλα τα υπόλοιπα ήταν υπόθεση ρουτίνας.

Το έργο αυτό τεράστιας κλίμακας, όχι μόνο λόγω του πλήθους των καταστημάτων που έπρεπε να καλύψει αλλά και λόγω της κάθετης κάλυψης σε κάθε κατάστημα αφού επηρέαζε όλες τις λειτουργίες του. Πιο αναλυτικά τις frontofficeκαι P.O.S. διαδικασίες, όπως πώληση ειδών, εφαρμογή προωθητικών ενεργειών, εφαρμογή προγράμματος πιστότητας MasCard, νέοι τρόποι πληρωμής κτλ. και τις backofficeδιαδικασίες όπως διαχείριση αποθέματος ειδών, παραγγελίες, παραλαβές, απογραφές κτλ.

Τα οφέλη

Σήμερα, μετά από ένα έτος πλήρους λειτουργίας του νέου συστήματος σε όλα τα καταστήματα, η εταιρία Μασούτης, απολαμβάνει τα οφέλη της επένδυσής της. Σε πραγματικό χρόνο πλέον καταγράφονται στα κεντρικά της εταιρίας οι πωλήσεις από κάθε ταμειακή μηχανή, από κάθε κατάστημα και λίγα λεπτά αργότερα αποτυπώνονται σε ειδική αναφορά στην B.I. εφαρμογή που χρησιμοποιούν η διοίκηση και τα στελέχη της εταιρίας για την πληροφόρησή τους, παρακολουθώντας έτσι τις πωλήσεις της εταιρίας σε σχεδόν πραγματικό χρόνο, με διαφορά μόλις λίγων λεπτών της ώρας.

Με δεδομένη πλέον την έγκαιρη και έγκυρη πληροφόρηση, η διοίκηση της εταιρίας είναι σε θέση να παρακολουθεί και να αξιολογεί την πορεία των πωλήσεων κάθε στιγμή, την εξέλιξη των προωθητικών ενεργειών αλλά και την πρόβλεψη για το κλείσιμο της τρέχουσας ημέρας. Επόμενο βήμα είναι η δυνατότητα της εταιρίας να παρεμβαίνει σε πραγματικό χρόνο με διορθωτικές κινήσεις, είτε στις τιμές των ειδών, είτε στις τρέχουσες προωθητικές ενέργειες. Αυτό είναι πλέον εφικτό αφού αλλαγές σε τιμές ειδών και σε προωθητικές ενέργειες συγχρονίζονται άμεσα από τα κεντρικά σε όλα τα καταστήματα ή σε όσα επιλεχθούν.

Όσον αφορά το πλήθος και το είδος των προωθητικών ενεργειών, το νέο σύστημα δίνει την δυνατότητα στην εταιρία να επιλέξει ανάμεσα σε περισσότερες, να τις συνδυάσει μεταξύ τους αλλά και να σχεδιάσει νέες. Έχει προστεθεί ιδιαίτερη ευφυία στο σύστημα το οποίο υπολογίζει παράλληλα όσες ενέργειες και αν ισχύουν για συγκεκριμένη συναλλαγή και αποδίδει κάθε φορά στον καταναλωτή αυτή με το μεγαλύτερο όφελος για αυτόν, μεταφέροντας παράλληλα πίσω στα κεντρικά όλη την απαιτούμενη πληροφορία της συγκεκριμένης πράξης έτσι ώστε να απαιτηθούν στην συνέχεια σωστά οι συμφωνηθείσες παροχές από τους προμηθευτές που συμμετείχαν.

Επίσης νέοι τύποι προωθητικών ενεργειών είναι οι κληρώσεις που εκτελούνται από το σύστημα κατά την ώρα των συναλλαγών. Για παράδειγμα η γνωστή ενέργεια «Τυχερό καρότσι» όπου το σύστημα αποφασίζει τυχαία ποια συναλλαγή θα δοθεί δωρεάν και οι ενέργειες που χρησιμοποιούν αθροιστές τόσο σε αξία όσο και σε είδη με στόχο να δημιουργούνται προωθητικές ενέργειες διαρκείας οι οποίες εφαρμόζουν τεχνικές gamification και αυξάνουν επιπλέον την πιστότητα των πελατών.

Όλες οι εμπορικές διαδικασίες που λαμβάνουν χώρα σε κάθε κατάστημα έχουν πλέον συστηματοποιηθεί και παρακολουθούνται για την ορθότητά τους από το ίδιο το σύστημα.

Με την χρήση των νέων αυτών πρακτικών είναι πιο αποτελεσματική η εποπτεία των 265 καταστημάτων και των 7.000 υπαλλήλων, χωρίς από την άλλη μεριά να εφαρμόζονται οπισθοδρομικές πρακτικές αστυνόμευσης.

Η Bronze συνεργασία της χρονιάς.

Η στρατηγικής σημασίας, επιτυχημένη συνεργασία της Μασουτης ΑΕ με την Cubit αναγνωρίζεται από IMPACT BITE (Business IT Excellence) Awards 2017. Η αξιολόγηση των υποψηφιοτήτων σε κάθε κατηγορία πραγματοποιήθηκε μέσω του online συστήματος αξιολόγησης από τα μέλη της Κριτικής Επιτροπής και τα βραβεία που θα δοθούν προκύπτουν από το μέσο όρο βαθμολογίας που συγκέντρωσε η κάθε υποψηφιότητα. Gold βραβείο στην κατηγορία Α2.2 Λιανεμπόριο supermarket για την Μασούτης με την επέκταση του φυσικού καταστήματος στο smartphone του καταναλωτή (Scan & Shop). Bronze βραβείο για την Cubit, στην κατηγορία Α5.6 Continuous Business Improvement για την Βελτιστοποίηση και αύξηση αποτελεσματικότητας στα σημεία πώλησης (Reflexis).

 

 

All Case Studies